A
A
TTY:n urheilutoiminnan järjestäminen on jo vuosia ollut TUrVoKe ry:n vastuulla, minkä vuoksi eri urheilukerhotkin ovat joko siirtyneet tai alun perin perustettu TUrVoKe ry:n alle. TUrVoKe ry:n lajijaostot eivät siis pääsääntöisesti ole TTYY:n alayhdistyksiä, vaan ne toimivat TUrVoKe ry:n alaisuudessa. Ainoa poikkeus on TTHP, joka ainakin toistaiseksi on vielä TTYY:n alayhdistys.
Koska urheilukerhot eivät ole TTYY:n alayhdistyksiä, niitä eivät myöskään koske näillä sivuilla luetellut ohjeet. Tietoa urheilukerhoihin liittyvistä järjestelyistä saa TUrVoKe ry:n hallitukselta.
Alayhdistysten sääntöjen muutosprosessi on jotakuinkin seuraava:
Mikäli alayhdistystä ollaan vasta perustamassa, sama prosessi pätee muilta osin, mutta sääntöjä ei tarvitse hyväksyä kahteen kertaan vaan perustamiskokous riittää. Katso Alayhdistyksen perustaminen.
Sääntöuudistukseen on hyvä varata runsaasti aikaa. Useimpien kerhojen säännöissä määrätään, että sääntömuutos pitää hyväksyä kahdessa peräkkäisessä kokouksessa, joiden väli on vähintään kaksi viikkoa. Kokousten koollekutsumisajat (yleensä viisi arkipäivää) ja edustajiston harvan kokoontumistiheyden huomioon ottaen sääntömuutokseen menee siis nopeimmillaankin ainakin kuukausi. Lisäksi ylioppilaskunnan alayhdistyssektorin kiireisyydestä riippuen sääntöjen tarkastamiseenkin saattaa kulua useampi viikko, riippuen tietysti tarvittavien korjausten ja korjauskierrosten määrästä.
Hyvissä ajoin ennen kerhon perustamista kannattaa ottaa yhteyttä ylioppilaskunnan järjestösihteeriin ja keskustella hänen kanssaan aikeistaan. Järjestösihteerin kanssa yhteistyössä kootaan jo ennen perustamiskokousta kerholle Temppu-mallisäännön mukaiset säännöt.
Tuleva alayhdistys perustetaan kuten mikä tahansa muu rekisteröimätön yhdistys. Mahdollisimman suuri joukko tulevan yhdistyksen toiminnasta kiinnostuneita kootaan perustamiskokoukseen, jossa päätetään perustaa yhdistys, hyväksytään sille säännöt ja päätetään muista kerhon toiminnalle olennaisista asioista. Ks. Perustamiskokous.
Perustamiskokouksen pöytäkirja ja siinä hyväksytyt säännöt toimitetaan ylioppilaskuntaan hallituksen käsiteltäväksi. Edustajiston hyväksyttyä säännöt saa yhdistys alayhdistysstatuksen. HUOM! Mikäli säännöt ovat vielä perustamisvaiheessa kesken, eli ne eivät täytä edustajiston vaatimuksia, alayhdistysstatuksen saaminen kestää huomattavasti kauemmin. Ennen ensimmäistä edustajiston hyväksyntää yhdistys ei ole alayhdistys vaan rekisteröimätön yhdistys. Ks. Sääntömuutos.
Pöytäkirjan ja sääntöjen lisäksi ylioppilaskunnan alayhdistysvastaavalle tai järjestösihteerille pitäisi toimittaa uuden kerhon ja sen hallituksen yhteystiedot (vähintään sähköpostiosoitteet, ainakin pj:lle myös puhelinnumero) sekä kerhon tilinumero(!).
Perustamiskokous kutsutaan koolle mielellään hyvissä ajoin ja kaikkia suurimpia tiedotuskanavia kuten Prujua, Haavia ja nyyssejä avuksi käyttäen. Näin saadaan kerholle heti alussa mahdollisimman laaja jäsenpohja, joka tarvitaan pysyvän toiminnan aikaansaamiseksi. Kutsussa kannattaa kertoa kyseessä olevan perustamiskokous ja hieman kertoa, millainen kerho on tarkoitus perustaa. Koollekutsujana voi toimia kuka hyvänsä.
Itse kokouksessa asialistalla on seuraavanlaisia asioita:
TTYY:n hallitus myöntää vuosittain alayhdistyksilleen yleisavustuksia, joiden suuruus on tarveharkintainen, eli perustuu alayhdistysten taloudelliseen tilaan sekä toiminnan määrään, laatuun ja avoimuuteen muillekin kuin jäsenille. Avustuksia on myönnetty erityissyistä myös joillekin ei-alayhdistyksille, joiden toimintaa on pidetty riittävän arvokkaana teekkariyhteisölle.
Alayhdistysavustusta haetaan lomakkeella, jolla kerätään samalla kerhojen yhteystietoja. Hakemuksen liitteenä pitää toimittaa yhdistyksen säännöt, hallituksen yhteystiedot, edellisen kauden tilinpäätös ja toimintakertomus, sekä kuluvan kauden talousarvio ja toimintasuunnitelma. Jotta avustusta voitaisiin myöntää, yhdistyksen rahastonhoitajalta vaaditaan ylioppilaskunnan järjestämän kirjanpitokurssin ja Yhdistyksen taloushallinto -kurssin suoritukset, joten hakemukseen pitää liittää myös todistukset näistä kursseista.
Hakemuslomakkeet jaetaan kerhojen edustajille kevään alayhdistyskahveilla, ja kevään aikana niitä voi noutaa myös ylioppilaskunnan toimistosta. Hakemusten deadline on yleensä ollut wapun jälkeisen tenttikauden viimeinen päivä; tähän mennessä kerhojen kevätkokoukset on yleensä saatu pidettyä. Päätökset tehdään hallituksen kesäkokouksessa heinäkuussa, ja avustukset saadaan niin ollen maksuun syksyn alussa.
Avustuksia ei makseta ennen kuin kaikki liitteet on palautettu. Mikäli liitteiden toimittaminen tai muiden avustuksen ehtojen täyttyminen, esim. alayhdistysstatuksen saaminen, pitkittyy yli vuodenvaihteen, avustuksia ei enää makseta.
TTYY:n hallitus voi myöntää kerhojen projektiluontoisiin ponnisteluihin rahallista tukea. Projekti voi olla vaikkapa suuren tapahtuman järjestäminen, kerhon toiminnalle olennaisen kaluston hankkiminen/uusiminen/korjaaminen tai edustusmatka esim. ammattialan messuille tai toiselle paikkakunnalle esiintymään. Kerhojen yleisluontoiseen tai voittoa tuottavaan toimintaan ei projektiavustusta voida myöntää.
Projektiavustusta haetaan lomakkeella, joita saa ylioppilaskunnan palvelutiskiltä. Lomakkeen liitteeksi tulee liittää vapaamuotoinen selvitys projektin yksityiskohdista. Hakemuksesta tulee ilmetä vähintään seuraavat asiat, jotka ovat myös tarveharkinnan perusteita:
Alayhdistyskahveja järjestetään kaksi kertaa vuodessa, yleensä tammi-helmikuun vaihteessa ja syyskuun alkupuolella. Alkuvuoden kahvien aiheena ovat alayhdistysavustukset ja niiden hakeminen, syyskuussa keskustellaan eniten fuksimessuista. Muita aiheita ovat yleensä hallituksen ja uusien sihteeristön jäsenien esittäytymiset, tiedotusasiat, ajankohtaiset kysymykset liittyen esim. tilaratkaisuihin, kerhojen sähköpostitunnuksiin, saunan käyttöön jne.
Alayhdistyskahveille kutsutaan yksi edustaja jokaisesta alayhdistyksestä. Mikäli jokin ei-alayhdistys haluaa hakea alayhdistysavustusta tai osallistua fuksimessujen Killat ja kerhot -päivään, pitää myös heidän osallistua kahveille. Muillekaan kerhoille edustajan lähettäminen tuskin on haitaksi, koska alayhdistyskahvit ovat tärkeä tiedotus- ja keskustelukanava.
Aikaa kahveilla kuluu asioiden ja keskustelun määrästä riippuen tunnista kahteen. Jotain pientä syötävää on yleensä ollut tarjolla.
Miten alayhdistykselle saa...
...kerhotilan?
Kiltojen ja ammattiainekerhojen tila-asiat hoidetaan asianomaisella osastolla/laitoksella. Kaikki muut kerhotilat myöntää ylioppilaskunta. Vielä tilaa vailla olevan kerhon pitää ottaa yhteyttä järjestösihteeriin ja esittää toiveensa, mitä paremmin perusteltuna, sen korkeammalle jonoon kerho pääsee.
Tilojen saaminen on yliopiston tilapalvelun käsissä ja etusijalla vapautuvien tilojen saajiksi ovat luonnollisestikin koulun laitokset. Jono kerhotiloiksi vapautuviin huoneisiin on pitkä, joten ilman todellista tarvetta ei kerhotilaa saa. Kokoontua voi iltaisin auloissa ja kahviloissakin, ja myös ylioppilaskunnan neuvotteluhuonetta tai kahvihuonetta voi pyytää käyttöön.
...puhelimen?
Puhelin on mahdollista saada, jos kerholla on kerhotila. Puhelimen kytkemistä voi kysyä puhelinvaihteesta Tietotalosta, josta sitten soitetaan ylioppilaskuntaan ja varmistetaan pyynnön oikeellisuus. Jos puhelimeen ottaa vain sisäisen linjan, sillä on mahdollista soittaa vain koulun sisäisiin numeroihin, joista ei laskua kerry. Ulkoisen linjan puhelut laskutetaan ylioppilaskunnan kautta. Laskuun liitetään myös perusmaksu, joten kannattaa harkita ennen puhelimen hankkimista, kuinka paljon sille todellisuudessa on tarvetta.
...meilitunnuksen?
Kerhotunnuksen hakemiseen ohjeet POPissa: Kampus -> Tietotekniset palvelut -> Käyttäjätunnus ja salasana -> Kerhotunnus.. Samat ohjeet löytyvät tämän sivuston alta kohdasta ATK-asiat (huom! POPissa virallinen viimeisin versio)
...postilaatikon?
Kirjepostia saavat kerhot voivat ilmoittaa postilaatikon tarpeestaan järjestösihteerille. Sähkötalossa on uusia postilaatikoita jonkun verran vapaana, ja niitä jaetaan laatikkoa tarvitseville kerhoille. Vahtimestareiden kanssa on myös mahdollista sopia, että kerhon postit noudetaan tietyn talon neuvonnasta. Kysy lisää ylioppilaskunnasta/vahtimestareilta.
Ota yhteys ylioppilaskuntaan Paulan tiskin tai sähköpostiosoitteen ttyy-talous[a]tut.fi kautta. Mikäli otat yhteyttä sähköpostitse, tilitiedot ja opiskelijanumero ovat elintärkeät tiedot. Ylimääräinen tai aiheeton maksu palautetaan. Kuitenkin ota huomioon, että tilitämme YTHS:lle eteenpäin heille kuuluvat summat loka- ja helmikuun puolessa välissä. Näiden ajankohtien jälkeen emme palauta enää YTHS:n osuutta jäsenmaksusta.
a) E-maksuissa on 10 minuutin siirtoviive tietokantojen päivityksessä.
b) Ylioppilaskunta saa pankkien viiteluettelot koneellisena seuraavana aamuna. Kannattaa huomioida, että viikonloppunahan ei ole pankkipäiviä, joten tilille perjantaina maksetut rahat näkyvät ylioppilaskunnan viiteluettelossa aikaisintaan maanantaiaamuna. Kun ylioppilaskunta saa tiedon maksuista, se siirtyy opiskelijarekisteriin kuluvan vuorokauden aikana.
Saadaksesi opiskelijaedut sinun tulee olla läsnäoleva opiskelija eli maksaa ylioppilaskunnan jäsenmaksu ja ilmoittautua läsnäolevaksi yliopistoon. Myös vaihtoon lähtevän täytyy ilmottautua läsnäolevaksi saadakseen opiskelijakorttiin tarran, ja tietenkin täytyy maksaa jäsenmaksu. Huom! Täytyy olla aina läsnäoleva saadakseen edut. Ilmoittautuessasi poissaolevaksi et saa lukuvoden tarraa opiskelijakorttiisi, jolloin opiskelijaedut eivät ole voimassa.
Lähetä opiskelijakortti TTYY:n toimistoon, mukana tietenkin asialliset tiedot mm. opiskelijanumero ja osoite. Katso yhteystietomme täältä.
Elokuussa valmistuvat voivat valmistua edellisen kevään jäsenmaksun maksettuaan. Syyskuussa valmistuvat joutuvat ilmoittautumaan uudelle lukuvuodelle ja maksamaan ylioppilaskunnan jäsenmaksun. Jäsenmaksua voi hakea takaisin syyskuun loppuun asti.
Tammikuussa valmistuneet voivat valmistua syksyn jäsenmaksulla. Kevään maksun voi maksaa joulukuussa ja ilmottautua kevääksi läsnäolevaksi joulukuun loppuun mennessä. Helmikuussa ja siitä eteenpäin valmistuneiden täytyykin maksaa kevään jäsenmaksu. Jos maksaa koko vuoden, kevään maksu palautetaan henkilön pyynnöstä. Maksuja ei mielellään palauteta enää tammikuussa.
Maksamiseen tarvittavat tiedot saa opintotoimistosta Päätalon toisesta kerroksesta.
Jäsenmaksun huojennusta YTHS:lle tilitettävän osuuden kohdalta haetaan siltä ylioppilaskunnalta, johon se on viimeksi maksettu. Sinun tulee toimittaa tähän ylioppilaskuntaan kuitit maksuista, opiskelijanumero, tilitiedot. Mikäli maksoit ylioppilaskunnan jäsenmaksun viimeisenä TTYY:lle, asioi tässä asiassa suoraan Paulan tiskillä. Paulan tiskillä täytät anomuksen jäsenmaksun huojentamisesta YTHS:lle tilitettävän maksun osuudesta. Hakemukset käsitellään noin viikon kuluessa jättämisestä. Jäsenmaksun huojennusanomus tulee tehdä syksyllä SYYSKUUN loppuun mennessä ja vuoden alussa tammikuun loppuun mennessä. Ylioppilaskunta tilittää maksut YTHS:lle eteenpäin loka- ja helmikuun puolessa välissä.